O S&OP (Planejamento de Vendas e Operações) é a chave para equilibrar a oferta e a demanda. Por isso, configurar todo o processo de maneira eficiente garante bons resultados para todo o negócio.
Ele faz isso focando nos volumes agregados – famílias de produtos e grupos – de modo que os problemas de mix – produtos individuais e pedidos de clientes – possam ser tratados mais pontualmente.
O S&OP é realizado mensalmente e apresenta informações monetárias e em unidades, considerando dados multidisciplinares envolvendo Gerência Geral, Vendas, Operações, Finanças e Desenvolvimento de Produtos.
Além disso, o S&OP une os Planos Estratégicos e o Plano de Negócio das empresas aos seus processos detalhados – a entrada dos pedidos dos clientes, a programação da fábrica, e as ferramentas de compras que ele usa para conduzir o negócio semana a semana, dia a dia ou hora a hora.
Se feito da maneira correta, o processo de S&OP capacita a diretoria da empresa para visualizar de maneira holística todo o negócio, fornecendo informações suficientes para se ter uma ideia de futuro.
Como fazer o processo de S&OP:
Estabelecer governança e gestão de S&OP
Esta é a primeira etapa essencial para uma configuração de processo eficaz. O compromisso da alta administração é fundamental, não em termos de tempo, mas em termos de suporte, verificação e uso dos resultados.
Políticas e regras de negócios claramente definidas em torno das partes interessadas e suas funções e responsabilidades, que estão vinculadas a seus KPIs, garantirão o comprometimento contínuo de todos os envolvidos. Deve ficar claro que apenas informações e decisões do processo de S&OP serão utilizadas no negócio.
Certifique-se de que os dados que conduzem o processo sejam precisos e completos
Dados incompletos e imprecisos são uma das principais razões para a falta de credibilidade nos resultados do processo de planejamento de vendas e operações. O gerenciamento de dados exige regras claramente definidas, processos de monitoramento e atualização, com acesso para quaisquer necessidades de adições, alterações e exclusões.
O planejamento preciso de impactos, operações, produção e monitoramento de resultados, inclui informações sobre detalhes de cada SKU, como quantidade, massa, tamanho, embalagem, etc., e fatores de conversão padronizados ou claramente definidos para unidades de medida nos vários estágios da cadeia de suprimentos.
Desenvolva um cronograma de reuniões para o ano
Um cronograma completo de reuniões para todo o ano deve ser estabelecido para um S&OP eficaz:
- Gerenciamento de demanda
- Gestão de suprimentos
- Integração S&OP (pré-S & OP)
- S&OP sign-off (para a aceitação e aprovação do plano do próximo mês pela alta administração).
Essas reuniões devem ser regulares, ter objetivos e agendas claros, ser bem preparadas e orientadas para resultados e usar modelos acordados para uso posterior pela empresa.
Implementar um sistema de planejamento de apoio
Um processo de S&OP bem-sucedido depende totalmente do sistema de planejamento utilizado. Por isso, ele precisa ser totalmente integrado e permitir o trabalho colaborativo de todas as áreas envolvidas sem comprometer a segurança dos dados ou facilitar erros.
O papel fundamental do funcionamento deste sistema de planejamento, é garantir que:
- A meta macro seja precisa
- As regras e parâmetros de negócios estão atualizados
- Os resultados das reuniões são consolidados no sistema
- Indicadores de potencial de melhoria sejam analisados
Estabelecer quais profissionais estarão envolvidos em determinadas partes do planejamento de vendas, como:
- Coordenação de processos e reuniões
- Atender às solicitações de entrada de pessoas relevantes e consolidação de suas informações
- Reunião de documentação de saída e consolidação
- Monitorar as atualizações de parâmetros e regras de negócios
- Acompanhamentos gerais
- A integração de todas as informações
- Estabelecer um usuário especialista dos sistemas de suporte.
O processo de S&OP é extremamente importante para garantir que os resultados desejados pela empresa possam ser alcançados, isso porque ele é um facilitador dessa visão, além de garantir que a empresa possa criar cenários hipotéticos, deixando-a pronta para quaisquer adversidades.
